Retour d’expérience de Biosency qui adopte une démarche facilitante

Introduction : Pourquoi structurer son reporting est essentiel ?

Dans un contexte actuel incertain (cf. article « Dissolution, 49.3, censure… et maintenant ? » ), la tension sur la trésorerie des entreprises, et en particulier celles des start-ups innovantes, est de plus en plus marquée. L’obtention la plus rapide possible des versements liés aux financements et soutiens auxquels elles peuvent prétendre devient alors d’autant plus cruciale.

Définir et mettre en œuvre des bonnes pratiques, adaptées à l’entreprise et permettant de favoriser le remboursement le plus rapide possible de ces montants, devient alors un enjeu majeur pour la société.  Mais cela nécessite une approche anticipée, méthodique et rigoureuse du reporting de ses activités, en particulier celles de R&D et d’Innovation (R&D-I) quand ces financements les concernent.

Parmi les dispositifs de soutien existants, le Crédit d’Impôt Recherche (CIR) et le Crédit d’Impôt Innovation (CII) nécessitent une préparation méthodique et rigoureuse, tant sur la structuration et la sélection des activités que sur la documentation et le reporting associés (cf. article « Erreurs courantes à éviter pour sécuriser son CIR »).

Mais comment maximiser ses chances pour espérer obtenir un remboursement rapide ? Voici quelques éléments de réponse pour tenter d’y parvenir, illustrés par l’expérience de l’entreprise Biosency.

Présentation de Biosency

Biosency, fondée en 2017 par Marie Pirotais et Yann Le Guillou, est un pionnier de la médecine prédictive dans la santé respiratoire. Sa mission et sa raison d’être sont de de détecter précocement les exacerbations de la broncho-pneumopathie obstructive (BPCO, 3^ème cause de mortalité modiale, 480 millions de patients à travers le monde) afin d’éviter les hopsitalisations et de contribuer à améliorer le parcours de soin et la prise en charge des patients insuffisants cardio-respiratoires. Pour cela, l’entreprise compte aujourd’hui plus d’une quanrantaine de collaborateurs et investit massivement R&D-I afin de développer une solution numérique disruptive, baptisée Bora care®. Celle-ci intègre l’analyse de données cliniques pour optimiser la surveillance de l’évolution des patients à domicile et faciliter la coordination des professionnels de santé.

« Boracare est une solution intégrée de télésurveillance médicale à domicile centrée sur le patient, simple d’utilisation, sans intervention du patient, visant à optimiser le parcours de soins et la qualité de vie. Cette solution numérique disruptive, intégrant l’analyse de données cliniques, permet en effet de faciliter la coordination des professionnels de santé. Elle est également modulable et permet de collecter les données des machines d’assistance respiratoire et de mesure des signes vitaux des patients suivis, afin de détecter précocement les exacerbations de BPCO grâce à l’apport contrôlé de l’Intelligence Artificielle et un accompagnement thérapeutique. Enfin, elle intègre également la plateforme Bora connect®, complète, interopérable, permettant la visualisation des données, le paramétrage et le suivi des alertes. 

Ainsi, les cliniciens peuvent ainsi surveiller les patients à distance afin de favoriser des soins pro-actifs et adaptés tout en renforçant l’auto-gestion et la compréhension de leur maladie. Validée cliniquement à travers 13 essais cliniques, remboursée en France et lancée dans l’UE, la solution réduit les risques d’exacerbations et de réadmissions. Nous poursuivons nos efforts de R&D afin notamment d’améliorer nos capteurs, mesures, et prédictions, ainsi que d’adresser d’autres types de patients. »

 

Yann Le Guillou, co-fondateur de Biosency, une start-up DeepTech à impact qui bénéficie de nos accompagnements, propose un retour d’expérience sur ce sujet. Il rappelle différents points clés et bonnes pratiques permettant, une fois mises en place, de favoriser les possibilités de versement rapide du Crédit d’impôt Recherche / Innovation (CIR-CII), et plus généralement des financements obtenus par l’entreprise.

Yann LE GUILLOU, co-fondateur de Biosency :

Structurer ses activités de R&D et d’Innovation (et autres !) de manière cohérente et détaillée

Afin de pouvoir bien distinguer les différents projets et les tâches réalisés par le personnel de l’entreprise, il est essentiel de bien structurer ses activités. Une telle structuration doit être adaptée aux activités de l’entreprise, aux reportings à venir (CIR-CII, Aides à la R&D-I par exemple), aux éventuelles contraintes réglementaires indissociables du secteur d’activé de l’entreprise, ainsi qu’au pilotage global de l’ensemble des activités de l’entreprise.

Pour une entreprise réalisant des travaux de R&D-I et pouvant prétendre au CIR-CII ou à des aides à la R&D-I, il est également fondamental de bien séparer chaque activité de R&D-I et d’identifier dans quelle assiette de dépenses elles sont affectées. Cela permet ainsi d’assurer une distinction claire entre R&D, Innovation menées, leur éligibilité aux dispositifs, et leur affectation précise à ces différents dispositifs. Au-delà des reportings R&D-I, cela offre également un cadre précieux pour le pilotage interne de l’ensemble des activités et d’anticiper la préparation d’un reporting également exploitable pour d’autres besoins, comme des arrêtés de comptes en cours d’année lors de levée de fonds par exemple.

« Sur la base de nos expériences passées, des conseils de nos partenaires et de nos premières démarches, nous avons rapidement compris que bien structurer notre programme de R&D-I représentait la première étape indispensable. Nous avons commencé par définir des périmètres clairs pour chaque opération, en nous assurant que chaque activité était convenablement structurée (lots de travaux, tâches et leur phasage).

Grâce à ce travail amont de cartographie facilement compréhensible, logique et détaillée de nos projets, ainsi qu’à une distinction claire entre R&D, Innovation, et nos autres activités, cela nous a permis de nous lancer convenablement dans l’étape suivante consistant à bâtir un reporting adapté à nos besoins sur la base de ce socle structuré de nos activités. »

Définir et mettre en place des processus et outils adaptés pour manager son reporting, en impliquant ses équipes

Avoir structuré de manière complète et détaillée ses programmes de R&D-I et ses activités permet ensuite de structurer pertinemment son reporting en définissant des processus et des outils afin de formaliser les informations et indicateurs d’intérêts et les suivre.

Mais le reporting ne doit pas être une activité ponctuelle : il doit être managé, intégré dans les processus internes de l’entreprise et mis à jour régulièrement. Cela passe par une sensibilisation continue quant à l’importance et aux bienfaits du reporting demandé afin de favoriser l’implication des équipes concernées et l’adhésion aux processus définis. Ces dernières seront encouragées par l’explication des enjeux et des exigences attendues, ainsi que des retours réguliers pour améliorer les pratiques et outils en fonction des retours et des besoins.

« En tant que Directeur R&D-I et COO de l’entreprise, je suis en charge de piloter les activités, et donc d’assurer la structuration et la coordination du reporting de l’entreprise, et en particulier celui liés aux activités de R&D-I.

Nous avons ainsi mis en place des processus simples et robustes pour collecter et archiver les justificatifs liés à nos dépenses de R&D-I, en documentant précisément chaque projet. Ce travail nous permet d’identifier précisément les dépenses et travaux liés à une activité. Il a également renforcé la qualité et la traçabilité des informations, et nous fait gagner un temps précieux lors de la réalisation des reportings pour le CIR-CII ou les subventions.

De plus, avec la croissance de l’entreprise, la sensibilisation et l’implication des membres de l’équipe sont absolument essentielles pour assurer la formalisation et la collecte régulière des informations. Il faut également « faire vivre » ce reporting, tant dans le suivi que dans l’amélioration continue des processus et outils. »

Faire de la contrainte des exigences annuelles du CIR-CII une opportunité structurante pour la société, et pouvant favoriser notamment son versement plus rapide

Le CIR-CII peut être vu comme un dispositif qui impose bon nombre de « contraintes ». C’est en effet un dispositif annuel avec de fortes attentes de justification, nécessitant chaque année un reporting précis des travaux et des dépenses de R&D. Il est, de plus, très régulièrement vérifié par les organismes de contrôle.

Mais ces exigences, normales et connues à l’avance, sont d’ailleurs pour la plupart relativement communes avec d’autres dispositifs de financement, les besoins pour la comptabilité de la société ou encore avec les attentes lors d’audits d’investisseurs par exemple. Il est donc réellement judicieux de considérer ce dispositif comme une véritable opportunité.

« In Extenso Innovation Croissance nous accompagne depuis la création de l’entreprise en 2017 dans cette structuration et formalisation des activités de R&D-I ainsi que dans l’amélioration du reporting dans le cadre des missions d’accompagnement annuel du CIR-CII que je leur confie. Leurs consultants nous incitent à considérer cela avec une importance similaire à des travaux ou des livrables que nous ferions pour nos clients. Chaque année, la préparation de notre dossier CIR-CII nous incite à revisiter et améliorer nos pratiques.

De plus, la nature des éléments demandés et les processus mis en place sont utiles et dans l’intérêt du pilotage global de l’entreprise, le travail accompli sur le CIR-CII bénéficiant à l’ensemble de notre gestion technique, administrative et financière. Cette structuration de la R&D-I, couplée à la définition de processus et d’outils adaptés, a permis de manière logique, grâce au cadre des missions de fiscalité de la recherche et de l’innovation (CIR, CII), de disposer d’un socle solide et commun pour les reportings de subventions et avances récupérables de soutien à la R&D-I dont nous disposons. Nous pouvons ainsi fournir rapidement des informations précises à nos financeurs (Bpifrance, Région, etc.) ainsi qu’à notre cabinet d’expertise-comptable par exemple pour la constatation des avancements de nos subventions dans la comptabilité de l’entreprise.  Ainsi, et au-delà des sommes à récupérer qui sont bien entendu vitales pour l’entreprise, insérer ces exigences dans nos process est bénéfique et structurant pour la société, et de nombreuses informations sont réutilisables pour d’autres démarches ou besoins. »

Conclusion : les efforts sont souvent récompensés

Avec des pratiques adaptées et une volonté constante d’amélioration, chaque entreprise peut transformer les exigences du CIR-CII en une opportunité de structuration et de pilotage global de sa R&D-I, et l’étendre à l’ensemble du suivi de ses activités. Ce retour d’expérience au travers du témoignage de Biosency montre qu’une approche anticipée, méthodique et rigoureuse du reporting peut considérablement faciliter l’accès aux financements et la gestion de la trésorerie.

« L’apport de l’équipe de consultants qui nous accompagne est double : tout d’abord il consiste à nous conseiller sur les meilleures pratiques à mettre en place en regard des dispositifs et de leurs éventuelles évolutions, ainsi que des exigences des organismes qui vérifient et valident nos dossiers. Il consiste également à nous challenger continuellement sur toutes les dimensions de nos reportings, argumentaires et justificatifs, afin de rechercher ensemble des pistes d’amélioration (simplification, détails, efficacité, sécurisation, …) pour que nous les mettions en œuvre.

Nous avons eu des demandes d’informations quasi-systématiques depuis la création de la société pour valider les demandes de remboursement de nos CIR-CII. Nous avons eu des questions très précises notamment sur nos reportings de subventions et leurs liens avec le CIR-CII, que nous sommes capables de justifier de manière très précise avec les processus mis en place. En sachant que ces demandes vont être formulées de la part de l’administration, cela nous pousse à anticiper du mieux possible pour disposer de l’ensemble des éléments et justificatifs dont ils vont avoir besoin pour traiter nos demandes dans les meilleures conditions.

L’objectif est clairement de faciliter ensuite au maximum les traitements de nos demandes par ces organismes, et de favoriser ainsi la possibilité d’un remboursement rapide. Cela a notamment été le cas pour Biosency ces dernières années concernant ses CIR-CII avec, il ne faut pas manquer de le souligner, des échanges fluides et réactifs de la part de l’administration. Sans avoir bien entendu pour autant de certitude sur les délais de traitement et de versement, je reste persuadé que les efforts que nous mettons dans la volonté de qualité et de précision des éléments transmis sont appréciés par le personnel de vérification, et que cela contribue d’ailleurs plus globalement à instaurer un climat de confiance durable entre Biosency et ses partenaires (financeurs, investisseurs, clients, …). »

 

Auteur : Julien Briand, Consultant Sénior

 

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